Контроль за расходами

В сегодняшней рубрике «Контроль за расходами», хотелось бы обратить внимание всех владельцев и директоров ресторанов на такую значительную деталь, которая называется языком экономики предприятия «Снижение издержек».

Если Вы сами не позаботитесь о том, чтобы научить своих сотрудников осуществлять контроль за расходами, сами они этим заниматься никогда не будут. Ведь им кажется, что Вы и так богатеете не по дням, а по часам. Поэтому несколько испорченных упаковок для курицы, небольшая стопка подложек, на которые случайно пролили пиво, бумага для бургеров, на которую неаккуратно попали брызги масла, и которую пришлось из-за пятен выбросить в мусорный бак – это мелочь, ведь владелец и так получает хорошую прибыль, вот так и рассуждают в большинстве случаев Ваши сотрудники.

Каждый день 99% сотрудников Вашего ресторана механически проходит мимо больших запасов продукции: курицы, булок, котлет, упаковки и т.д., которая была доставлена на производство, и при этом они нисколько не задумываются о том, кто за все это платит.

Приведу небольшой математический пример, который поможет лучше понимать необходимость контроля расходов и потерь для того, чтобы Вы могли получить хорошую прибыль. Предположим, что Вы, как владелец ресторана, получаете 30 рублей чистой прибыли с каждых ста рублей проданного блюда. Ресторан продает бургер средней величины за 100 рублей. Это значит, что Вы получаете 30 рублей прибыли с каждого проданного бургера. А теперь представьте, что Ваш сотрудник по невнимательности или несобранности разлил пиво, порвал несколько упаковок для курицы, уронил из витрины куриную ножку и испортил упаковку салфеток. Общая сумма его «случайностей» составила за день 150 рублей. Таким образом, мы можем посчитать, сколько бургеров по цене 100 руб Вам необходимо продать, чтобы вернуть стоимость испорченного сырья и материалов, которые выбросил Ваш сотрудник в процессе работы. Итого, получается 5 бургеров по 100 рублей на общую сумму 500 руб (с которой Вы не получите ни копейки)

Чтобы каждый сотрудник Вашего ресторана следил за расходами и потерями, Вы должны ежедневно наставлять, обучать и тренировать свой персонал. Если при обучении Вы на чем-то концентрируете свое внимание и усилия, в конечном счете Вы это и получаете. Иными словами, то, что Вы улучшаете, то Вы и получаете. А то, на что Вы не обращаете внимания, что упускаете из виду, то Вы и теряете!

Ниже приведен план действий, который Вы можете использовать, если хотите быстро обучить персонал своего ресторана принципам осуществления контроля за расходами и предотвращения потерь:

Обучение поваров и кассиров

Прежде всего регулярно проводите для линейного персонала инструктажи по контролю за расходами и потерями. Научите их, как правильно и рационально продавать готовую продукцию и в каком количестве, как правильно укладывать расходные материалы и упаковку на полках, чистить инвентарь и оборудование, как напрасно не выбрасывать и не терять столовые приборы, сахар, соль, салфетки и т.д. Проверьте, как сотрудники усвоили полученные знания (проведите устные и письменные тесты).

Не реже одного раза в неделю проводите для персонала кухни контрольные закупки, на которых будут выявлены нарушения несоответствия веса порции блюда, сделайте для них специальные мерные стаканы (это поможет в период большого наплыва гостей избежать перерасхода ингредиентов).

Постоянно осуществляйте контроль за ротацией продуктов поварами (Правило Fi-Fo), не позволяйте им использовать новые партии продукции до полного расхода предыдущих или смешения продукции из разных поставок.

Проверка мусорных баков

Регулярно назначайте того или иного сотрудника в помощь менеджеру, который еженедельно проверяет, не выбросили ли что-нибудь пригодное для использования в мусорные баки (с этой целью менеджер вместе с назначенным сотрудником выбирают любой бак и тщательно его обследуют). Очень часто сотрудники выбрасывают по неосторожности и недосмотру неоткрытые пакетики с сахаром и солью, влажные салфетки, ножи, испорченные заготовки, которые нельзя выбрасывать. (Примечание: Ни в коем случае не используйте их снова!). Подсчитайте стоимость того, что Ваши сотрудники выбросили в мусорный бак, не желая, чтобы данная информация стала известна руководству, а ущерб либо покрылся продажами, либо разделился в конце месяца на всех работников предприятия. После этого умножьте полученную цифру на количество всех мусорных баков, которые ежедневно заполняются по такой же схеме. А теперь … Вы узнали не только то, что сотрудники Вашего ресторана любят выбрасывать, но и то, что Ваши гости не любят есть!

Установление фиксированного процента списания

Научите Ваших сотрудников бережливости и рациональному использованию продуктов и расходных материалов. Установите ежемесячный процент (лимит) списания, в который должны уложиться Ваши сотрудники, чтобы не злоупотреблять Вашей лояльности в отношении их «рабочих форс-мажоров». Этот процент лучше всего привязать к ежедневной выручке или выручке заведения за месяц. Разделите этот процент на две составляющие – процент списания на обеды персонала (это та сумма, которую Вы готовы ежемесячно списать из Вашей прибыли на то, чтобы Ваши сотрудники не испытывали чувство голода, работая с куриными ножками и бургерами) и процент списания на порчу (сюда войдут все продукты и материалы, которые упали на пол, разбились, были неправильно приготовлены и отданы гостям, испачкались и т.п. по вине сотрудников). Как правило, этот процент варьируется от 0,5 % до 0.7 % от общей выручки заведения.

Сообщите всему персоналу кухни, какие у них расходы и потери

Соберите испорченные материалы и части выброшенных стаканов, тарелок, упаковки, столовых приборов, салфеток и т.д. и разместите на доске для персонала, прикрепив к каждому предмету бумажку с его ценой. Сообщите работникам ресторана, что это их деньги, которые они выбрасывают в мусорное ведро, когда неосторожно обращаются с посудой, столовыми приборами и пр.

Премия каждому члену команды

Продумайте и внедрите на практике систему премиальных поощрений для тех кассиров и поваров, в результате работы которых заметно снизились расходы на приобретение новой посуды, инвентаря и расходных материалов, а также расходы на закупку новых продуктов питания. Для начала определите свои ежемесячные затраты на кухонный инвентарь и расходные материалы. После этого обяжите свой персонал снизить эти расходы на 15-20%. С этой целью предложите денежное вознаграждение в размере 20% от общей суммы сэкономленных денег всей команде, которые должны быть поровну разделены между всеми ее членами.

Следите за расходом воды и электричества

Научите персонал кухни и особенно поваров, работающих на станции заготовок, размораживать замороженные продукты в холодильнике или при комнатной температуре,,а не под струей воды из-под крана в течение 6 часов! Следите за тем, чтобы вывески, световые табло, а также оборудование и другие электрические приборы включались и выключались своевременно. Сделайте памятку или график для менеджера ресторана, которая будет напоминать ему о необходимости включить/выключить световой прибор.